Grande parte das empresas olham apenas o dinheiro que entra das vendas e das parcerias feitas, podendo levar o estabelecimento a uma visão errada sobre a situação administrativa e econômica do empreendimento. Todavia, há inúmeras formas para gerenciar essa situação e para isso é essencial saber como fazer fluxo de caixa.

É de suma importância que esse controle seja feito nas empresas, visto que proporciona um significativo progresso nos negócios e auxilia para construir uma marca forte. Além disso, possibilita avaliar a realidade do empreendimento, desenvolvendo melhorias nos pontos que já estão positivos e correções nos pontos negativos.

Assim, elaboramos este post sobre como fazer fluxo de caixa, apresentando suas vantagens e recursos disponíveis para esse controle. Continue a leitura e confira!

O que é um fluxo de caixa?

Para um estabelecimento, fluxo de caixa é a transição de entradas e saídas de finanças no caixa da empresa, ou seja, é o que entra e o que sai de dinheiro. Dessa forma, para garantir um excelente fluxo de caixa no seu empreendimento, é necessário apontar detalhadamente tudo o que acontece na gestão financeira, registrando ganhos e perdas para que não haja erros na hora de fazer a planilha, como também fazendo o registro de marcas e patentes.

Estabelecendo essa organização — seja diariamente, semanalmente ou mensalmente —, sua empresa terá uma melhor visão de análise dos negócios, além de aumentar a carteira de clientes, consequentemente.

Assim, para tornar o processo mais eficiente, todas as despesas, sejam elas grandes ou pequenas, devem ser registradas e monitoradas. As pequenas empresas costumam utilizar planilhas para fazer esse processo. É eficaz, mas não é o mais ideal, já que é recomendável o uso de meios mais completos e facilitadores. Exemplo disso é o sistema de gestão online, uma ferramenta muito utilizada e prática para negócios.

A partir do levantamento feito, ao realizar o fluxo de caixa, será possível ter uma noção mais precisa sobre a situação da empresa. Isso retira todas as visões supérfluas da administração, proporcionando que o negócio se desenvolva de maneira saudável, a partir de dados realistas sobre o faturamento da semana e os possíveis prejuízos.

Nota-se que o fluxo de caixa deixa o empreendedor preparado para possíveis eventos que possam acometer a sua empresa, sejam bons ou ruins. Esse instrumento facilitador reflete os resultados das suas práticas e ações na gestão administrativa e financeira.

Para que esse recurso seja aplicado de maneira efetiva e eficaz, é necessário que se faça relatórios frequentemente. Eles podem ser diários, semanais, quinzenais ou mensais, variando de acordo com a sua necessidade de monitorar suas ações e projetos financeiros. Em seguida, depois de apurar toda a movimentação, é recomendado fazer uma análise, questionando e buscando o motivo e a solução para os pontos que precisam ser melhorados.

O Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) é um dos principais grupos que indicam o uso e manutenção do fluxo de caixa nos empreendimentos. Evidencia-se, portanto, a importância de se fazer esse contreole no âmbito empresarial.

Como fazer um fluxo de caixa funcionar?

Há inúmeras técnicas sobre como fazer um fluxo de caixa funcionar. Por isso, apresentamos a seguir alguns dos principais passos para que essa ferramenta seja aplicada de maneira organizada e eficiente.

Defina um período certo para analisar a sua caixa

É imprescindível que se defina um período para realizar o fluxo de caixa, fechando um ciclo e realizando outro sucessivamente. Esse período vai depender do tamanho do seu estabelecimento e do tipo de negócio. Caso não tenha nenhuma causa específica e esteja começando a realizar agora, você pode utilizar um período de 30 dias.

Esse padrão é o mais utilizado por várias empresas, visto que a maioria estabelece trocas e finaliza as despesas todo o mês, com a data dependendo do empreendimento.

Porém, é necessário que não estenda muito o período de análise, uma vez que feito isso seu negócio pode descontrolar nas ações e nos registros. Assim, é preciso que se tenha muita organização, obedecendo o padrão e as regras estabelecidas.

Registre e faça a categorização das movimentações

O mais recomendável é que se registre as movimentações administrativas e financeiras diariamente, ao final do expediente, para avaliar os ganhos e gastos da empresa de forma efetiva. Ademais, é necessário que haja uma pasta para cada repartimento existente no empreendimento, anotando as movimentações ocorridas em cada um.

Feito isso, ao analisar as ocorrências no final do dia, você verá quais fatores geraram um movimento negativo ou positivo e obterá soluções mais rápidas para o que deseja melhorar ou manter.

Esse fator promove um controle mais eficiente dos custos e das transações realizadas. Posto isso, é notória a importância de ter um bom fluxo de caixa, visto que ele facilita a administração do empreendimento e a gestão dos seus planejamentos e projetos.

Utilize um software para acompanhamento do fluxo de caixa

Com o fortalecimento do capitalismo neoliberal, o advento dos meios tecnológicos se consolidou de forma significativa. Assim, o seu uso tem sido cada vez mais buscado e eficiente para os empreendimentos administrativos e financeiros. Dessa forma, os softwares de gestão surgiram entre as principais ferramentas para auxiliar nesse negócio.

O número de informações coletadas e depositadas no fluxo de caixa é gigantesco e mantê-las organizadas é um problema para os grandes negócios. As planilhas, como já mencionamos, ajudam até certo ponto, mas quando o número de documentos é grande elas já não são tão eficazes.

Com isso, é imprescindível contar com um software para o monitoramento do fluxo de caixa. Um meio tecnológico proporciona que a administração da empresa ocorra de maneira mais eficiente e organizada, evitando aquele empilhamento desconfortável de papéis, além de otimizar bastante o seu tempo.

Além do mais, por meio dessa ferramenta você pode desenvolver gráficos dos últimos dias e/ou meses para analisar e fazer um balanço do desempenho administrativo e financeiro.

Contando com esse meio, você facilitará consideravelmente a análise e o desenvolvimento das futuras ações e projetos do seu estabelecimento, realizando-os de maneira organizada e concreta.

Faça projeções de gastos e ganhos

Um dos principais benefícios do fluxo de caixa é que ele promove um balanço das projeções que você quer realizar a curto ou a longo prazo. O ideal é que você faça essas projeções para um período de 3 meses. É recomendado esse período porque é o tempo necessário para que, após a aplicação do controle de fluxo de caixa, você já tenha uma certa organização e análise de como a sua empresa está funcionando para que, assim, não falte capital a ser aplicado e nem haja excedentes.

Realizando isso, a empresa poderá listar os ganhos obtidos, os custos e as despesas, direcionando e analisando os pontos a serem melhorados para bater de acordo com as metas estabelecidas. Com a programação exposta e organizada, é mais fácil cumprir os objetivos buscados e garantir lucros que poderão ser investidos em poupanças, como também para novos investimentos.

É notório, portanto, que fazer um bom fluxo de caixa é imprescindível para progredir a gestão financeira do seu negócio e gerar aumento na pesquisa de marca.

Qual a importância do fluxo de caixa para uma empresa?

Para que o empreendedor obtenha sucesso nas suas ações na empresa, é preciso saber administrar de maneira sábia e efetiva. O fluxo de caixa serve de suporte para a gestão de um estabelecimento sendo, assim, de suma importância.

Veja, a seguir, os principais benefícios que o fluxo de caixa viabiliza.

Auxilia no gerenciamento de gastos

Ao desenvolver e organizar todas as movimentações da empresa, é mais visível você perceber os gastos que foram feitos dentro de qualquer ação realizada em seu estabelecimento.

Dessa forma, você notará qual setor está causando mais prejuízos e, assim, você irá direto ao ponto para corrigí-lo, gastando um menor tempo e aumentando significativamente os seus lucros.

Assegura seu controle financeiro

Usando o fluxo de caixa de maneira correta, você terá um controle maior das transações realizadas ao longo do mês. Assim, saberá o que foi gasto, onde e quanto, além do mais você estará mais ciente da quantidade de dinheiro que está entrando e de onde vieram esses investimentos.

Garante um planejamento financeiro

É analisando a movimentação financeira de meses atrás que você conseguirá definir metas e projeções para os próximos meses e anos da sua empresa. Logo, com essa análise, será possível planejar os próximos investimentos.

Analisando esse históricos ficará mais fácil ver se foram bem-sucedidos e se não, quais fatores que impediram para que, assim, você realize os próximos investimentos de maneira mais segura e com bons resultados a curto prazo. A exemplo, você pode prever possíveis impactos, como uma crise financeira ou até mesmo qualquer desvio menos agressivo. Antecipando isso, será viável desenvolver movimentações financeiras mais seguras e objetivas, diminuindo os riscos de prejuízos.

Se você tem um estabelecimento perto de uma praia, por exemplo, seus melhores lucros estão garantidos nos períodos de verão e de férias. É essa previsão que o fluxo de caixa fornece, possibilitando que você analise os momentos em que você deverá investir mais no seu negócio e os momentos em que essa ação deverá ser diminuída. Sendo assim, você será mais coerente e também saberá quanto vai ganhar nos meses seguintes, traçando planos mais objetivos e direcionados ao momento em que a empresa está passando.

Apoia o processo de tomada de decisão

Para que você acerte nas tomadas de decisão, é necessário analisar o histórico da sua empresa e o que mais convém a ela no determinado momento analisado. Reunindo informações e análises feitas pelo fluxo de caixa é que você poderá projetar o futuro para a sua empresa e tomar as decisões corretas.

Os dados obtidos no fluxo de caixa são imprescindíveis para tomar as decisões corretas e eficientes para o seu negócio. Uma vez que você sabe o que entra e o que sai da sua empresa, a tendência de tomar atitudes certeiras é maior, desenvolvendo cada vez mais resultados positivos.

Por que investir em tecnologia?

Na era tecnológica em que vivemos, é impossível se ver sem o uso da tecnologia para qualquer âmbito. Isso é notório, visto que todos os meios que surgiram dela fazem parte de qualquer ferramenta na sua vida. Além do mais, os adventos tecnológicos proporcionaram inúmeras facilidades para o meio empresarial, permitindo que tudo se realize de maneira mais rápida e eficiente e em menor tempo.

Entre os benefícios que a tecnologia gerou está o aumento da produtividade e a inserção de novas ferramentas que aumentaram de forma notória os resultados.

Pensando nisso, listamos a seguir alguns dos principais benefícios que o investimento em tecnologia gera.

Ganhar comodidade e eficiência com a automatização de processos

Inúmeras tarefas feitas pelos seus funcionários levam um exacerbado tempo que acaba sendo desperdiçado e que jamais será recuperado. Geralmente, são tarefas repetitivas que levam à exaustão e pouco geram resultados para a sua empresa.

É aí que a tecnologia entra para auxiliar nesse empecilho. Uma das maiores vantagens da tecnologia e dos seus meios é a redução de tempo para a realização de algumas tarefas no âmbito empresarial, automatizando atividades que antes eram feitas manualmente.

Com a utilização desses recursos, os seus funcionários poderão realizar as tarefas que realmente precisam de auxílio humano. Além do mais, o tempo que antes era gasto de forma desnecessária agora será aplicado no que é, de fato, necessário.

Reduzindo o tempo jogado fora, você obterá uma maior produtividade e desenvolvimento e um aumento significativo no número de clientes, visto que se dedicando mais à empresa, mais desenvolvida e atraente ela estará para o mercado consumidor.

Visto isso, otimizar as ações é de suma importância para quem deseja aumentar a rentabilidade dos seus negócios.

Centralizar informações

O uso do meios tecnológicos contribui para a centralização das informações, colocando-as em um único local.

Esse benefício parece supérfluo, porém é um dos melhores, visto que o tempo que um funcionário leva vasculhando papéis e documentos para encontrar o que deseja pode ser reduzido e destinado para outras ações que poderão ser o diferencial para a sua empresa.

Focar nos desafios do século XXI

Pós anos 1980, com o fortalecimento do capitalismo neoliberal, os meios tecnológicos foram aprimorados. Consequentemente, o seu uso tem sido de grande relevância, visto que o acesso às informações que as empresas precisam para atingir o patamar que desejam se tornou mais fácil.

Com o processo de globalização, o mundo se tornou mais conectado e bombardeado com as inúmeras informações. Assim, grande parte desses dados podem ser úteis e de grande feitoria para os seus negócios.

Informações isoladas e aleatórias demonstram não ter grande aproveitamento, mas quando são reunidas, geram uma indescritível fonte de insights e projeção de cenários.

Com a propagação de notícias e a velocidade com que tudo ocorre no mundo atual, se você não tiver foco e decisão rápida para o que realmente quer, o seu mercado ficará fora dos grandes negócios. Por isso, é necessária a centralização de dados e a manutenção do controle de informações da sua empresa em tempo real.

Assim, utilizando a tecnologia como solução para diminuir os riscos de lentidão, o empreendimento terá resultados grandiosos, tornando-se exemplo diante da imensidão de empresas existentes no mundo todo.

Aproveitar oportunidades trazidas pelos dispositivos mobile

A maioria das pessoas acessa a internet por meio dos dispositivos mobile. Posto isso, é necessário que a sua empresa tenha um site responsivo (ajustável a diferentes tipos de dispositivo) e que os consumidores possam acessá-lo para obter as informações e os produtos que necessitam.

Além do mais, há empresas que já disponibilizam transações por meio dessas ferramentas, facilitando o acesso do consumidor e, consequentemente, aumentando a busca por empresas que oferecem esse meio.

Logo, vale ressaltar que é importante que sua empresa disponha dessa função pois, assim, ela estará cada vez mais apta e atual no mercado vigente, que tanto se torna competitivo e em constante processo de evolução.

A revolução mobile já iniciou! Por isso, não fique para trás e invista também nessa ferramenta tecnológica, que poderá gerar lucros benéficos para o seu negócio.

Perder menos tempo durante o recrutamento e seleção

Contratar funcionários e analisar o perfil de cada candidato requer muito tempo e isso pode desencadear uma redução na produtividade da sua empresa. Sendo assim, recrutamentos necessitam de um investimento muito grande e o retorno nem sempre vem, ou pode levar muito tempo.

Se você pesquisar, empresas de grande porte, como a Xerox, afirmam não mais olhar currículos de funcionários. A seleção tem sido feita por vias digitais, analisando os dados pessoais e os algoritmos destinados para esse fator.

A utilização dos meios digitais tem sido cada vez mais comum para a análise do perfil de candidatos nas grandes empresas, se tornando uma verdadeira tendência. O uso dessas vias é imprescindível para melhorias na capacitação e eficiência na hora de contratar o indivíduo buscado.

Como escolher um software de gestão?

Com o advento da tecnologia e o avanço dos seus meios, os recursos oferecidos têm cada vez mais ocupado espaço no âmbito empresarial. Exemplo disso são os softwares, ferramentas indispensáveis para a sua empresa.

Esses sistemas promovem uma maior integração entres os setores existentes no seu empreendimento, facilitando na hora de averiguar se as demandas estão sendo recebidas e realizadas no tempo estipulado. Além do mais, oferecem otimização do tempo e o desenvolvimento saudável da empresa, contribuindo significativamente para uma melhor gestão.

Com todos os benefícios que o software promove, veja a seguir alguns dos principais pontos a considerar na hora de escolher um software para a sua gestão.

Preze pela segurança de dados

O software de gestão guarda importantes dados da sua empresa, deixando-os armazenados de modo confidencial, principalmente informações sigilosas, com acesso permitido apenas para os administradores. Assim, nota-se a importância de escolher um software seguro e renomado.

Logo, pesquise sobre a empresa desenvolvedora do software, analisando se ela proporciona a segurança e eficiência que você deseja, pois só adotando essa precaução você terá a clareza de que está colocando seus dados em um local seguro.

Atente à estrutura necessária para instalação do software

É imprescindível saber o que será necessário para instalar o software na sua empresa. Normalmente são equipamentos como computadores, servidores locais, além de conexões de rede local e banda larga.

Antes de comprar o software, verifique se a sua empresa comporta o mecanismo buscado. Para isso, reuniões com o fornecedor são indispensáveis para identificar a estrutura necessária na empresa, bem como a viabilidade de o empreendimento adquirir os itens que compõem a estrutura envolvida no projeto.

Avalie se o software atende às necessidades da empresa

Um sistema eficaz para o seu negócio é aquele que atende a todas as suas buscas e demandas diárias. Sendo assim, é de válida importância que o software a ser comprado apresente os recursos necessários para os processos da empresa.

Nada vai adiantar, por exemplo, você adquirir uma ferramenta de última geração, mas que pouco resolve os seus problemas. Logo, é notório que você busque um software que esteja apto e adequado à sua empresa e aos serviços que ela busca. Feito isso, seu empreendimento obterá resultados satisfatórios tanto para a equipe administradora, quanto para os clientes.

Portanto, evidenciamos neste post como fazer fluxo de caixa e as inúmeras peculiaridades sobre esse recurso. Além do mais, demonstramos a importância desse controle no mercado atual, visto que possibilita progressos a longo prazo e que serão formas diferenciais para o seu negócio. Com isso, vale ressaltar que se a sua empresa tiver uma má administração do fluxo de caixa, inúmeros riscos poderão ser gerados, como até mesmo a falência do seu empreendimento.

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